Manejo de la caja registradora: ¿a qué prestar atención?

Antes de comprar una caja registradora, debes prestar atención a sus características, funciones y diseño. Es importante que te fijes en el manejo de la caja registradora, pues su uso será muy frecuente y conviene que sea un modelo que se adapte bien a ti, a tu negocio y a tus empleados. Además, debes elegir una que cumpla con todos los requisitos de tu país (en este caso España) y necesidades de tu actividad.

El modelo de caja registradora que compres no solo debe ser sólido desde el punto de vista legal, sino que también debe poder manejarse sin dificultad. Por lo tanto, debes prestar atención a varios aspectos, como un funcionamiento fácil y cómodo.

Aquí hemos recopilado algunos consejos a tener en cuenta en el uso y manejo de la caja registradora.

Cómo usar una caja registradora

1. Una caja registradora debe adaptarse al negocio
2. La utilización de la caja registradora sencilla para todos los empleados
3. Cero complicaciones en el manejo de la caja registradora
4. Cómo manejar una caja registradora sin límites
5. El software adecuado para el sistema de caja
6. Posibilidad de añadir accesorios para un mejor manejo de la caja registradora

Una caja registradora debe adaptarse al negocio

Cuando estés buscando una nueva caja registradora, es importante que te plantees de antemano y cuidadosamente tus necesidades y requisitos específicos. No deberías comprar una caja registradora sin tener en cuenta tus necesidades específicas y simplemente conformarte con cumplir los requisitos legales básicos de España para evitar sanciones.

Tómate el tiempo necesario para comparar diferentes modelos y encontrar aquel que se ajuste mejor al tamaño y las funciones que necesitas para tu empresa. No tiene sentido invertir en una caja registradora muy cara con funciones avanzadas si no las utilizarás, al igual que una caja registradora básica podría no ser suficiente para satisfacer tus necesidades operativas, si lo es demasiado.

Busca el equilibrio adecuado que se ajuste a tu negocio y a tu presupuesto, teniendo en cuenta tanto las características y funciones necesarias. No te limites a preguntarte simplemente cuánto cuesta una caja registradora, averigua también qué es una caja registradora, qué tipos hay y que funcionalidades tiene.

Pregúntate qué tiene tu negocio de especial y diferente, y de ese modo podrás encontrar el sistema de caja perfecto conociendo tus necesidades concretas. No es lo mismo una caja registradora para peluquería que una caja registradora para un bar o un software TPV para supermercado. En estos casos, una caja registradora táctil puede ser de gran ayuda.

Recuerda que una caja registradora sencilla debe ser una herramienta útil y eficiente que facilite tus operaciones comerciales, la gestión de la tesorería y que te ayude con más tareas. No solo se trata de cobrar a los clientes, te puede ayudar por ejemplo con la gestión del efectivo.

La utilización de la caja registradora sencilla para todos los empleados

Otro aspecto del funcionamiento es que no debe ser demasiado difícil y complicado. La caja registradora debe ser fácil de usar. Debe ser posible manejar la caja registradora sin encontrar dificultades.

Esto significa que se necesita un sistema que sea fácil de usar, pero al mismo tiempo fiable. Esto se aplica no solo al propietario, sino también a los empleados. Algunos cajeros no se llevan bien con los sistemas menos intuitivos.  

Aprender a utilizar la caja registradora es una parte importante de la formación por la que siempre tienen que pasar los nuevos empleados. Por lo tanto, los sistemas más sencillos merecen la pena, ya que no se debe dedicar mucho tiempo a saber cómo manejar la caja registradora.

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Cero complicaciones en el manejo de la caja registradora

Una gran facilidad de uso es una característica importante de una caja registradora. Ya hemos hablado de que un sistema de caja registradora no debe ser demasiado difícil de manejar. Cómo usar una caja registradora no debe ser un problema.

Por supuesto, esto también se aplica a la interacción real entre el cajero y el dispositivo. Vamos a ver algunos aspectos a considerar:

• Pantalla: La pantalla debe ser siempre fácil de leer, lo que ya ocurre automáticamente en la mayoría de los modelos. Ver la información claramente es esencial para que la facilidad en el manejo de la caja registradora pueda ser un hecho.

• Teclado: Lo ideal es que la entrada de datos tampoco sea demasiado complicada, ya que se trabaja con el dispositivo todo el día. Teclas demasiado pequeñas pueden hacer la tarea complicada, y probablemente favorezca que se cometan errores al introducir los datos.

• Pantalla táctil: Si por la naturaleza de nuestro negocio, usar las teclas no son una buena opción, tener una pantalla táctil es la mejor solución. Con una pantalla táctil, se puede manejar una caja registradora sin tener que pulsar las teclas con mucha fuerza. Esto no solo es intuitivamente fácil, sino también más cómodo para las articulaciones de los dedos.

• Sistema Operativo: Si vas a utilizar un dispositivo que ya tengas, debes asegurarte de que el software está creado para ese sistema operativo. Por ejemplo, si usas un Apple debes elegir un programa de TPV para Mac. No es lo mismo que si es para Windows o Android.

• Menús: Complicados menús para emitir un ticket de caja o buscar el precio de un articulo pueden hacer tedioso el trabajo. Porque, no queremos tener al cliente esperando demasiado para hacer una devolución o realizar el cobro, ¿verdad? Unos menús sencillos mejoran la experiencia y la satisfacción del cliente y del empleado que sabe cómo manejar la caja registradora.

Cómo usar una caja registradora sin límites

¿Dónde vamos a tener la caja registradora? Antes de elegir una caja registradora, piensa dónde vas a colocarla en tu negocio y comprueba de qué espacio dispones para ella.

Si tu negocio es móvil, como un food truck o una tienda pop-up, es posible que necesites una caja registradora portátil o una solución que se adapte a tus necesidades de movilidad. En este caso, busca opciones compactas y ligeras que te permitan llevar la caja registradora contigo.

¿Qué tipos de pagos vas a aceptar? Es otro aspecto para tener en cuenta en tu elección. Considera si deseas aceptar pagos en efectivo o solo pagos sin efectivo, como tarjetas de crédito y débito, pagos móviles o PayPal. ¿Vas a aceptar pagos sin contacto? Sin duda, esto influye en el modelo y diseño que elijas.

¿Quién quiere un pesado armatoste en el mostrador? El espacio es dinero y tener más sitio disponible en un comercio o empresa es siempre bienvenido. Por eso, una caja registradora pequeña puede ser una gran elección si las necesidades del negocio lo permiten o si tu negocio es móvil. Incluso una aplicación de caja registradora puede ser suficiente si fuera tu caso.

Recuerda, que sea pequeña no significa que tenga menos prestaciones, ya sabemos que la tecnología no ocupa mucho. Atrás quedaron las pesadas y antiguas cajas registradoras.  Es importante tener en cuenta que una caja registradora pequeña no implica que tenga menos funcionalidades. La tecnología actual permite que las cajas registradoras sean compactas sin comprometer sus capacidades.

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El software adecuado para el sistema de caja

En cualquier caso, el software utilizado para manejar una caja registradora también debe cumplir los requisitos legales españoles.

Por supuesto, el sistema de caja registradora debe ser susceptible de actualizarse. Tener un software que se va a quedar obsoleto no merece la pena, pues al final tendremos que comprar otro nuevo y comenzar otra vez.

Así que, sin duda, es fundamental asegurarse de que el software se actualiza conforme el proveedor incluye nuevas funcionalidades o se adapta a los cambios de normativa. También hacen copias de seguridad de los recibos y reporte Z para una contabilidad sana y asegurada. En general, también es muy importante que el proveedor del software sea fácilmente accesible a través del servicio de asistencia para que se pueda proporcionar ayuda de forma rápida y fiable en caso de problemas o de dudas.

Posibilidad de añadir accesorios para un mejor manejo de la caja registradora

Es posible mejorar el uso de una caja registradora mediante la adición de accesorios y dispositivos complementarios.

Algunos de ellos son las impresoras de tickets, los escáneres de códigos de barras, un cajón para las monedas o una pantalla adicional para el cliente.

Es importante tener en cuenta la compatibilidad y las opciones de conexión de los accesorios con la caja registradora que elijas. Asegúrate de verificar si la caja registradora admite la conexión de estos accesorios y si son proporcionados por el mismo fabricante o compatibles con el sistema de tu elección. Esto garantizará una integración adecuada y un mejor manejo general de la caja registradora.

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Se advierte de forma expresa que este artículo no sustituye al asesoramiento jurídico (fiscal).